The Process for Qualified Employee Stock Options

The OptionsAutomat is a safe and smart solution for start-ups that want to implement an incentive program at a reasonable cost.

By providing a standardized solution delivered in a digital workflow, we can offer a fast and cost-effective administration of qualified employee stock options.

 

Take our online test and get an instant answer on whether your company can for participate in the program.

Which incentive programme should you choose?

Incentive programmes can be a good motivation for employees to join or stay long term at a company. Through the programme, employees are offered an opportunity to grow with the company and eventually become owners. There are various incentive programmes, but two in particular are common - share warrants and employee stock options. Since 1 January 2018, there is also an exemption rule that is designed to benefit young and innovative companies - qualified employee stock options. LWA explains how share warrants, employee stock options and qualified employee stock options work - as well as the advantages and disadvantages of the various options.

Why qualified employee stock options?

On 1 January 2018, new rules were implemented that affects the taxation of employee stock options. The tax relief is directed at companies with a maximum of 50 employees. There are also other criterias that must be met. In short, you can distribute employee stock options to employees without any tax effects for the employees or the company. It is not until the shares in the company are sold with a possible profit that taxation occurs.

The option programme has been developed by LegalWorks lawyers and with the advice of Svalner regarding tax issues. The digital solution has been developed together with GreenCounsel.

Take our online test and get an immediate answer if your company can participate in this program. If you have any questions, please contact us on 08-7290050 or optionsautomaten@legalworks.se

GreenCounsel

The Options Machine is a very affordable and easy-to-use solution that quickly compiles options contracts. Since the whole process is on-line, including the digital signatures, we are saved from both time and hassle and the whole process was really appreciated by our employees, management and board.

Kristofer Cook

Carbiotix

Here's how it works

YEAR 1

  • Optionsprogrammet beslutas av styrelsen med tids- och beloppsramar.
  • Styrelsen fastställer lösenpriset för en aktie.
  • Aktieägarnas godkännande inhämtas.
  • Optionsavtal utfärdas till befintliga anställda med 3 års intjänandetid.
  • Anställda behöver inte betala något i detta skede.

YEAR 2-3

  • Optionsavtal för ev nyanställda utfärdas inom ramen för programmet.
  • Att villkoren för kvalificerade personaloptioner är uppfyllda behöver kontrolleras innan nya optionsavtal utfärdas.

YEAR 4-

  • Efter 3 år från optionsavtalets ingående kan anställda påkalla konvertering.
  • Nyemission av aktier till anställda sker normalt en gång per år på årsstämman.
  • De anställda betalar lösenpriset för aktierna.
  • Beskattning sker först när aktier säljs.

You will receive a record of options issued and we will have a closing meeting.

1

OptionsAutomaten collects information from you.

2

We have a debriefing meeting.

 

3

You book a tax meeting if you want to sort out your tax issues.

4

The OptionsAutomat generates information for the Board and shareholders.

5

OptionAutomaten issues option contracts for employees.

6

You will receive a record of options issued and we will have a closing meeting.

PRICING

Starting package year 1:

Starting fee SEK 9 500 and SEK 1 500 SEK per employee. For option agreements issued at a later date, a starting fee of SEK 2 500 is added, and SEK 1 500 per employee. Tax advisory meeting 2 500 SEK with Svalner. Service agreement as quoted.
Supportavtal enligt offert.

STARTER PACKAGE

- All documentation required to issue option agreements.
- E-signing of minutes and documents.
- Issuing of option agreements in year 1.
- Advice and assistance in year 1.
- Cost of company-specific tax advice will be charged additionaly.
– E-signering av protokoll och dokument.
– Utfärdande av optionsavtal år 1.
– Rådgivning och support år 1.
– Kostnad för ev bolagsspecifik skatterådgivningtillkommer.

SERVICE AGREEMENT YEAR 2 & 3

- Advice and assistance with option agreements.
- Issuing of option agreements.
- Support in relation to conversion of shares (draft resolution and registration with the Swedish Companies Registration Office).

BOARD AND SHAREHOLDER ISSUES

- Does the company meet the requirements for qualified stock options?
- Do employees meet the working hours and salary requirements?
- How much dilution are you prepared to tolerate?
- How should the redemption price be set?
- Which employees should receive awards?
- Is a 3-year vesting period appropriate for your company?
- Deadline for conversion (maximum 10 years)?
- Do all shareholders support the programme?

FAQ

Qualified employee stock options

An employee stock option is not a security in itself, but an opportunity for an employee to purchase securities (usually shares) in the future at a predetermined price or otherwise on advantageous terms. Employee stock options are characterised by restrictions on transferability, e.g. they may not be transferred or pledged, and they can only be exercised after a certain vesting period. The term of the option is long and usually expires if the employment is terminated. The employee stock option has no economic value for the employee until the vesting period has expired and the employee can exercise the option and acquire shares.

Prior to the introduction of the qualified employee option rules, the holder of an employee option was always subject to service tax at the time of exercise. The taxable amount was the difference between the acquisition price and the market value of the shares. The employer also had to social fees on this amount.

On 1 January 2018, the taxation of certain employee stock options (qualified employee stock options) was reduced. The holder of qualified employee stock options is not subject to income tax at the time of execution if certain conditions are met by the company entering into the option agreement, the employee stock option and the employee stock option holder. Consequently, the employer is not required to pay social fees on the amount. Taxation takes place under capital income, and not until the employee transfers the shares acquired through the programme for qualified employee stock options.

 
Eftersom reglerna syftar till att hjälpa små, unga, innovativa företag att rekrytera och bibehålla nyckelpersoner måste särskilda krav vara uppfyllda för att kvalificerade personaloptioner ska kunna utges. Kraven avser företaget, personaloptionen och innehavaren av personaloptionen (den anställda).

1.3.1. Företaget
1.3.1.1. Företaget måste vara av begränsad storlek

Under det beskattningsår som närmast föregår det år optionsavtalet ingås ska:
• Det genomsnittliga antalet anställda och delägare som arbetar i företaget understiga 50 personer, och nettoomsättningen eller balansomslutningen uppgå till högst 80 miljoner kronor.
• Om företaget ingår i en koncern ska gränsvärdena ovan beräknas sammantaget för alla företag i koncernen.
1.3.1.2. Företaget får inte kontrolleras av offentliga organ Ett eller flera offentliga organ får inte direkt eller indirekt kontrollera 25 procent eller mer av kapitalet eller rösterna i företaget när optionsavtalet ingås. Om företaget ingår i en koncern gäller kravet för varje företag i koncernen.

1.3.1.3. Företagets andelar får inte vara upptagna till handel på en reglerad marknad

Ingen andel i företaget får vara upptagen till handel på en reglerad marknad eller en motsvarande marknad utanför EES (t. ex. Nasdaq Stockholm eller NGM Equity). Om företaget ingår i en koncern gäller kravet för varje företag i koncernen.
1.3.1.4. Företaget ska huvudsakligen bedriva rörelse Företaget ska under intjänandetiden huvudsakligen bedriva rörelse.

Med rörelse avses i huvudsak annan verksamhet än innehav av kontanta medel, värdepapper eller liknande tillgångar. Om sådana tillgångar innehas som ett led i rörelsen räknas innehavet dock till rörelsen. Avsikten är att förvaltning av värdepapper och liknande tillgångar inte ska omfattas av rörelsebegreppet.

Om företaget ingår i en koncern gäller kravet sammantaget för alla företag i koncernen.

1.3.1.5. Företaget får inte bedriva viss verksamhet Syftet med reglerna är att endast företag som är innovativa ska omfattas. Detta har inneburit att företag som huvudsakligen bedriver viss verksamhet har undantagits.

För att reglerna ska vara tillämpliga ska företaget ska under intjänandetiden huvudsakligen bedriva annan verksamhet än:

1) bank- eller finansieringsrörelse,
2) försäkringsrörelse,
3) produktion av kol eller stål,
4) handel med mark, fastigheter, råvaror eller finansiella instrument,
5) uthyrning för längre tid av lokaler eller bostäder, eller
6) tillhandahållande av tjänster som avser juridisk rådgivning, redovisning eller revision.

Om företaget ingår i en koncern gäller kravet sammantaget för alla företag i koncernen.

1.3.1.6. Företaget verksamhet får inte vara äldre än tio år
Reglerna ska endast omfatta relativt unga företag. Detta innebär att företaget vid optionsavtalets ingående inte får ha bedrivit verksamhet i mer än tio år efter utgången av det år då verksamheten påbörjades.

Om företaget har förvärvat 25 procent eller mer av verksamheten från någon annan ska optionsavtalet ingås inom tio år från utgången av det år då den förvärvade verksamheten ursprungligen påbörjades (om den förvärvade verksamheten påbörjades före verksamheten i företaget).

Om företaget ingår i en koncern gäller kravet för varje företag i koncernen.

1.3.1.7. Företaget får inte vara i ekonomiska svårigheter
Företaget får inte heller vara i ekonomiska svårigheter när optionsavtalet ingår. Detta innebär att företaget inte får vara:
1) skyldigt att upprätta kontrollbalansräkning,
2) föremål för företagsrekonstruktion,
3) på obestånd, eller
4) föremål för betalningskrav på grund av tidigare beslut från Europeiska kommissionen som förklarar ett stöd olagligt och oförenligt med den inre marknaden.

Om företaget ingår i en koncern gäller kravet för varje företag i koncernen.

1.3.2. Personaloptionen
Värdet på optionsinnehavarens personaloptioner, tillsammans med värdet på övriga personaloptioner som också innebär en rätt att förvärva andelar i företaget och som företaget ingått avtal om, får inte överstiga 75 miljoner kronor när optionsavtalet ingås.

Värdet på optionsinnehavarens samtliga personaloptioner, som innebär en rätt att förvärva andelar i företaget och som företaget ingått avtal om, får inte överstiga 3 miljoner kronor när optionsavtalet ingås.

Om företaget ingår i en koncern gäller dessa beloppsgränser sammantaget för alla företag som ingår i koncernen.

1.3.3. Den anställde

1.3.3.1. Anställning och arbete i viss omfattning
Optionsinnehavaren ska vara anställd i företaget under intjänandetiden. Arbetstiden ska under denna tid uppgå till i genomsnitt minst 30 timmar per vecka. Som arbetstid räknas semesterledighet med semesterlön och frånvaro till följd av sjukdom, föräldraledighet och andra liknande förhållanden som ersätts inom socialförsäkringssystemet.

Om företaget ingår i en koncern gäller kravet på anställning för något av företagen som ingår i koncernen. Kravet på arbetstid gäller sammantaget för alla företag i koncernen.

1.3.3.2. Viss ersättning
Optionsinnehavaren ska under intjänandetiden få ersättning (som tas upp i inkomstslaget tjänst) uppgående till minst 13 inkomstbasbelopp (812 500 kronor enligt inkomstbasbeloppet för år 2018). Som ersättning avses inte kostnadsersättningar eller belopp som ska tas upp i inkomstslaget tjänst enligt reglerna om förbjudna lån eller fåmansföretag. Det är inkomstbasbeloppet för året då optionsavtalet ingås som ska tillämpas vid beräkningen av ersättningen.

I det fall optionsinnehavaren under intjänandetiden till följd av sjukdom, föräldraledighet eller andra liknande förhållanden får ersättning inom socialförsäkringssystemet ska kravet på ersättning från företaget minskas i proportion till tiden med sådan ersättning. Om företaget ingår i en koncern gäller kravet på ersättning sammantaget för alla företag i koncernen.

1.3.3.3. Endast begränsat ägande sedan tidigare
Optionsinnehavaren får inte tillsammans med någon närstående direkt eller indirekt kontrollera andelar i företaget som motsvarar mer än fem procent av kapitalet eller rösterna i företaget. Denna begränsning gäller under de två åren närmast föregående det år optionsavtalet ingås samt det år som optionsavtalet ingås.

Om företaget ingår i en koncern gäller begränsningen för varje företag i koncernen.

Yes, but not under the rules on qualified employee stock options, which apply only to employees. Please note that the OptionsAutomaten only applies to qualified employee stock options.

There are no tax consequences for either the company or the employee.

The acquisition of the company does not directly affect the option agreement. However, in the event of a acquisition, the seller needs to ensure that the new buyer commits to the option programme. Otherwise, there may be difficulties in completing rights issues to employees, either by failing to meet the qualified majority required to make a rights issue or by a new minority shareholder challenging the decision. Nor does a listing during the vesting period affect the option agreement. Note that the option agreement gives the company the right to invoke the exercise of the option programme provided that the vesting period of 3 years has expired.

The consequence of the Company not meeting the conditions is typically that the option is treated as a normal employee option for tax purposes. This means that the employee is subject to income taxation on the difference between the share price and the market value. Furthermore, the Company will be obliged to pay social fees on that amount. Under the option agreement, the Company has the right to terminate the option agreement if the Company determines that it will not meet these requirements.

The tax consequences of the employee not meeting the conditions is that the option is typically treated as an ordinary employee option. This means that the difference between the share price and the market value is subject to income taxation. Furthermore, the Company will be liable to pay social fees on that amount. According to the option agreement, the option right will expire for employees who do not meet the requirements.