Digitala signaturer – när kan man använda dem?
Namnteckning på papper
När man tänker tillbaka på hur krångligt det har varit genom åren att signera offentliga dokument blir man konfunderad. Varför har det dröjt så länge innan vi fick ett fungerande system med digitala signaturer?
Det traditionella sättet att signera avtal och liknande dokument på papper är förhållandevis komplicerat. Gäller det ett avtal måste man upprätta lika många exemplar som det finns parter och exemplaren skall givetvis vara identiska. Sedan skall man planera ett möte där parterna träffas för att signera och utväxla dokumenten. Alternativt kan man skicka handlingarna på posten för påskrift och retur. Men allt detta är både tidskrävande och kostsamt. Dessutom finns det en rad osäkerhetsmoment.
Ibland påstår någon att en namnteckning på ett pappersdokument är förfalskad. Tvist uppstår då ofta och i värsta fall tvingas man skicka iväg originalhandlingen till Nationellt Forensiskt Centrum i Linköping för en bedömning. Det brukar ta tid och är inte alltid framgångsrikt.
När avtalet väl är påskrivet av alla parter skall originaldokumentet förvaras betryggande. Risk finns att ett pappersdokument försvinner eller förstörs vid lagringen. I värsta fall hamnar dokumentet i orätta händer.
Med digital signering försvinner många av de traditionella problemen.
Digital signering
Digital signering används på samma sätt som vanliga namnunderskrifter för att en användare på ett juridiskt bindande sätt skall kunna utföra rättshandlingar, t.ex. ingå avtal, utfärda lånehandlingar, skriva under årsredovisningar, göra ansökningar eller lämna intyg.
En digital signatur syns inte, utan består av elektronisk information som tolkas av en dator. Den kan skapas på olika sätt, men det vanligaste för företag och privatpersoner är att det görs genom en fristående underskriftstjänst, som t.ex. via vår digitala plattform LegalBuddy där signering sker med BankID. Vid signeringen upprättas ett unikt certifikat för underskriften och en koppling görs till den som signerar. Det innebär att man i efterhand kan verifiera vem som skrivit under och vad som skrivits under. Fördelen gentemot traditionell papperspåskrift är att man här har en tredje part som är oberoende och som kan hjälpa till att styrka äktheten i signaturen.
Digitala underskriftstjänster
Det finns en rad företag som erbjuder digital signering. Vår digitala plattform LegalBuddy erbjuder t.ex. signering via Egreement. Signerade dokument lagras på säkra servrar, med backup. Kunder och avtalsparter har fortlöpande tillgång till sina avtal.
Det finns ingen förteckning över aktörer som erbjuder digital signering. Men Post- och Telestyrelsen (PTS) håller tillsyn om det finns misstankar om en tjänst inte uppfyller kraven i EUs Förordning nr 910/2014 om elektronisk identifiering och betrodda tjänster (eIDAS) som bl.a. syftar till att säkerställa användandet av elektroniska signaturer inom EU.
De flesta större e-signeringsleverantörer är givetvis seriösa, men innan man tecknar upp sig på en digital signaturtjänst bör man kontrollera att det företag som levererar tjänsten också har resurser att skapa, kontrollera och validera elektroniska underskrifter samt lagra undertecknade handlingar och erbjuda support för de fall att en digital signatur senare skulle komma att ifrågasättas. Det är lämpligt att ta en titt på de allmänna villkor som tjänsteföretaget tillämpar. Där kan det finnas långtgående ansvarsbegränsningar som gör att man inte kan kompensera sig för det fall någonting ändå skulle gå fel. Kontrollera också om leverantören har sitt säte i Sverige eller något annat land. Det kan vara svårt att hantera tvistigheter med ett utländskt företag. Det är också viktigt att se till att leverantören har en väl fungerande personuppgiftsbehandling (GDPR).
Framför allt skall man vara noggrann vid val av signaturtjänst för det fall man har dokument som berör parter i andra länder än Sverige. Det kan skilja på vad som är tillåtet att signera digitalt från land till land och hur sådana handlingar skall hanteras. För en svensk aktör kan det då rekommenderas att man försöker få svensk lagstiftning tillämplig och svensk domstol behörig.
Kan alla avtal signeras digitalt?
I stort sett alla avtal och dokument som kräver en signatur kan signeras digitalt i Sverige. Men det finns undantag. En tumregel är att om det inte finns en uttrycklig lagregel som kräver att en handling upprättas skriftligen, undertecknas eller bevittnas, så bör digital signering vara möjlig.
Här följer en lista på vanligare avtal och dokument och hur de kan signeras. Men lagstiftningen hänger inte alltid med, den är i många stycken stiftad långt innan systemet med digital signering utvecklades och rättspraxis håller på att utvecklas. Listan kan därför bli inaktuell framöver.
Bl.a. följande får f.n. signeras digitalt:
- Avtal om köp, byte eller gåva av lös egendom
- Förhandsavtal och avtal om upplåtelse av bostadsrätt (dock inte överlåtelse)
- Hyresavtal (både bostäder och lokaler)
- Förlikningsavtal
- Andra fullmakter än framtidsfullmakter, t.ex. rättegångsfullmakter
- Aktieteckning
- Protokoll och årsredovisningar
- Deklaration till Skatteverket
Bl.a. följande får f.n. inte signeras digitalt:
- Avtal om köp (köpebrev och köpekontrakt), byte eller gåva av fast egendom och bostadsrätt
- Tomträttsupplåtelser, servitut och nyttjanderättsavtal som skall skrivas in i fastighetsregistret
- Testamenten och bodelningar
- Framtidsfullmakter och äktenskapsförord
- Aktiebrev, emissionsbevis, teckningsoptionsbevis och konvertibler
- Fastighetsmäklares uppdrags- och depositionsavtal
Till sist
Rättsutvecklingen går framåt och i en framtid kanske all dokumenthantering vi gör sker digitalt. Där är vi dock inte ännu. Dels är lagstiftningen inte i kapp den tekniska utvecklingen, dels finns det tekniska utmaningar vad gäller t.ex. datasäkerhet som måste lösas.
På LegalWorks försöker vi hålla oss i den absoluta framkanten av juridiken kring digital dokumenthantering, däribland e-signering. Skulle ni ha frågor kring detta är ni välkomna att kontakta oss på [email protected]
